Pourquoi est-il préférable d’externaliser ce service plutôt que d’avoir un programme à l’interne?

Notre programme de signalement et de gestion des cas concernant les manquements à l’éthique, IntegrityCounts, offre de la transparence et une base de données fusionnée sécurisée qui permet à nos clients de cerner les tendances au sein de leur organisme et d’intervenir en conséquence. En regroupant toutes les données relatives aux manquements en un seul endroit, nos clients sont mieux à même de gérer les problèmes de manière globale et continue.

Nos agents sont à l’écoute 24/7/365 et sont formés aux techniques d’enquête et d’empathie afin de bien encadrer les employés qui signalement un manquement.

Dans l’ensemble, il s’agit d’un système complet incomparable aux systèmes à l’interne dont le soutien n’est pas 24/7.

Pourquoi en a-t-on besoin?

Nous sommes fiers à WhistleBlower Security d’être la seule société de signalement de manquements à l’éthique ou à la conformité à offrir une expérience entièrement fondée sur le principe humain. Notre programme flexible et moderne de signalement et de gestion des cas, IntegrityCounts, fournit aux organismes du monde entier la meilleure expérience de signalement 24/7/365 sur le marché.

Depuis 2005, nous nous consacrons à la protection de centaines d’organismes contre les risques et la fraude à l’échelle mondiale, tout en valorisant et en améliorant l’éthique au travail. Notre solution IntegrityCounts renforcera l’intégrité de votre organisme et permettra aux employés et aux intervenants de contribuer au développement de l’éthique dans le milieu de travail. Nous travaillons avec les secteurs public, privé et à but non lucratif afin d’accroître, de soutenir et de renforcer les cultures d’intégrité, de responsabilité et de transparence.

Qui reçoit le signalement?

Il est envoyé au représentant désigné de l’organisme. Lorsqu’un signalement est reçu, un avis lui est envoyé. Nous savons qui le reçoit et ne l’envoyons pas à une personne visée par le signalement, même si c’est sa responsabilité de recevoir les signalements.

Qui sont nos clients?

Nous comptons parmi nos clients près de 300 organismes privés, publics et à but non lucratif un peu partout dans le monde, œuvrant dans des secteurs aussi variés que l’éducation, l’aérospatiale, les services bancaires, la santé, les services publics, l’administration, l’alimentation et les boissons, et le sport. Nos plus anciens clients sont avec nous depuis notre création en 2005 pour mettre à la disposition de leurs employés et intervenants un lieu sûr pour signaler un quelconque problème.

Combien de travailleurs seraient prêts à signaler le manquement à l’éthique d’un collègue?

Selon une enquête d’Ernst & Young, 80 % des répondants signaleraient les comportements contraires à l’éthique en téléphonant à une ligne de signalement.

Quel est le pourcentage d’organismes disposant d’une ligne de signalement?

Les lignes de signalement font de plus en plus partie des programmes d’éthique et de conformité. Selon une étude, les conseils d’administration qui nomme un responsable de la conformité sont plus susceptibles de veiller à ce qu’un système de signalement à l’interne soit en place pour les employés et intervenants. L’enquête de Deloitte sur les organismes très performants montre que près de 80 % d’entre eux disposent d’une ligne de signalement et que 10 % d’entre eux prévoyaient en mettre une en place.

Que doit avoir une ligne de signalement pour ĂŞtre la plus efficace possible?

Tout d’abord, elle doit être ouverte 24/7/365. Ensuite, ce qui nuit le plus à son efficacité est le manque d’effort pour la faire connaître, et le manque de participation. Si les employés ignorent qu’elle existe ou doute de son efficacité, elle sera vouée à l’échec. Un programme efficace nécessite la planification des communications, de la formation, de l’aide à la gestion et des politiques et procédures pour soutenir à la fois son lancement et la permanence de son efficacité.

Qu’est-ce que la SEC?

La Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis est l’un des organismes de réglementation fédéraux les plus importants. Sa mission est de « protéger les investisseurs, maintenir des marchés équitables, ordonnés et efficaces, et faciliter la formation de capital ».

Elle applique la réglementation principalement dans les domaines suivants :

  • DĂ©lits d’initiĂ©s
  • Fraude comptable
  • Informations fausses ou trompeuses sur les investissements

Quelle est la méthode la plus courante pour détecter une fraude au travail?

Selon le rapport de l’Association of Certified fraud Examiners (ACFE) aux nations, les lanceurs d’alerte sont de loin la principale source de détection d’actes répréhensibles. Il est donc essentiel pour les organismes de donner à leurs employés et fournisseurs des moyens pour signaler des problèmes.

Qu’est-ce que l’OSHA?

La Occupational Health and Safety Administration (OSHA, l’administration de la santé et la sécurité au travail) fait partie du ministère du Travail des États-Unis. Elle est la principale agence fédérale chargée d’appliquer la réglementation de santé et sécurité au travail.

Qu’est-ce que le CCHST?

Le Centre canadien d’hygiène est de sécurité au travail (CCHST) informe et conseille au sujet de la santé et la sécurité au travail pour protéger les travailleurs.

Les lanceurs d’alerte reçoivent-ils une récompense en argent?

Non; du moins, nous ne donnons pas de récompense en argent. Nous sommes un fournisseur qui met en place une communication transparente et confidentielle entre les organismes et leurs principaux intervenants. Vous faites peut-être référence à la loi Dodd-Frank, le nouveau programme de signalement de la Securities and Exchange Commission (SEC). Nous ne sommes pas associés à ce programme ni à aucun organisme gouvernemental. Pour en savoir plus sur la loi Dood-Frank, veuillez visiter (en anglais) : https://www.sec.gov/whistleblower.

Existe-t-il une commission canadienne des valeurs mobilières?

Oui, et en fait il en existe 13. Chaque province et territoire a sa propre commission ou équivalent et sa propre réglementation à cet égard.

Peut-on garder l’anonymat lorsqu’on utilise ce service?

Oui. Nous nous assurons que les lanceurs d’alerte se sentent en sécurité. Nous offrons trois niveaux d’anonymat :

  • Anonymat strict : l’organisme et nous-mĂŞmes ne connaĂ®trons pas l’identitĂ© du lanceur d’alerte.
  • Anonymat envers l’organisme : nous serons les seuls Ă  connaĂ®tre l’identitĂ© du lanceur d’alerte et communiquerons avec lui au besoin. Nous NE DIVULGERONS PAS son identitĂ© Ă  l’organisme.
  • CoordonnĂ©es confidentielles : le lanceur d’alerte s’identifie auprès de nous et de l’organisme.

Notre système comprend des déclarations pour assurer l’anonymat du lanceur d’alerte si celui-ci choisit de garder ses coordonnées confidentielles. Par ailleurs, si un lanceur d’alerte choisit l’anonymat, aucun renseignement personnel ne sera divulgué et aucune information sur son téléphone ou son ordinateur n’est recueillie ou présentée sous quelque forme que ce soit.

Est-ce possible de garder l’anonymat dans n’importe quel pays?

Dans certains pays, la réglementation empêche les lanceurs d’alerte de garder l’anonymat. Notre système s’ajuste en conséquence.

Si mon organisme ne fait pas appel à votre service, comment puis-je déposer une plainte?

“Nous exĂ©cutons cette ligne de signalement pour le compte d’organismes qui ont choisi d’utiliser nos services. Si votre organisme n’a pas optĂ© pour nos services, nous ne pouvons pas recevoir votre plainte. Nous vous invitons Ă  communiquer avec les autoritĂ©s, directeurs ou gestionnaires compĂ©tents de votre organisme.

Sinon, si vous ĂŞtes aux États-Unis, vous pouvez contacter votre reprĂ©sentant des RH, la Occupational Health and Safety Administration (OSHA) ou la Securities and Exchange Commission (SEC). Si vous ĂŞtes au Canada, contacter votre reprĂ©sentant des RH ou le Centre canadien d’hygiène est de sĂ©curitĂ© au travail (CCHST).”

Qui a accès à l’information?

Notre système de signalement IntegrityCounts sert à beaucoup d’organismes, et chacun d’eux fait savoir comment les signalements seront traités et qui s’en occupera. Renseignez-vous auprès de votre organisme pour en savoir plus.

Quand mon authentifiant arrivera-t-il Ă  expiration?

Il arrivera à expiration lorsque les examinateurs autorisés de l’organisme fermeront votre cas.

Qu’arrive-t-il à l’information que je fournis?

Elle est immédiatement mise à la disposition des personnes-ressources désignées par l’organisme chargées de recevoir les signalements. Ces examinateurs évalueront chaque signalement et décideront de la marche à suivre. Lorsque vous déposez une plainte, vous pourrez savoir qui y aura accès. Libre à vous d’enlever l’accès à l’une des personnes-ressources, si jamais elle est visée par la plainte. Ainsi, cette personne ne pourra pas prendre connaissance du signalement.

Qu’arrive-t-il si mon authentifiant arrive à expiration, mais que je souhaite donner plus d’information?

Vous devrez refaire un signalement, mais vous pourrez faire référence au numéro de référence (votre authentifiant) de votre premier signalement.

Qu’arrive-t-il si je ne donne pas suffisamment d’information?

Plus vous fournissez de renseignements, plus votre signalement sera important. Si vous donnez peu d’information, il sera très difficile pour les examinateurs d’intervenir. Cela dit, mieux vaut signaler le peu que vous savez que de ne rien faire. N’oubliez pas que si les examinateurs ont besoin de plus d’information, ils pourront vous le demander par le biais du centre de messagerie confidentielle du système de signalement. Pour vérifier si des renseignements additionnels ont été demandés, vous devrez vous connecter au système en utilisant votre authentifiant et mot de passe qui vous ont été fournis lors de votre premier signalement.

J’aimerais fournir des documents pour mon signalement. Que dois-je faire?

Vous pouvez joindre des documents Ă  votre signalement avant de la soumettre. S’il s’agit d’un signalement Ă©lectronique, utilisez la fonction « Pièce jointe », du formulaire. (Afin de protĂ©ger votre identitĂ©, n’oubliez pas de supprimer les renseignements personnels des documents Ă©lectroniques que vous joignez – voir « Comment protĂ©ger mon identitĂ© lorsque je joins des documents Ă©lectroniques »)

Vous pouvez aussi envoyer vos documents par la poste :

WhistleBlower Security
C. P. 91088
Vancouver Ouest (Colombie-Britannique) Canada V7V 4S4

Si vous envoyez des pièces justificatives par courrier, veuillez indiquer le numéro d’identification du dossier sur tous les documents.

J’ai oublié mon authentifiant ou mot de passe. Que dois-je faire pour vérifier l’état de mon signalement?

Malheureusement, il n’y a aucun moyen de vérifier l’état de votre signalement si vous avez oublié votre authentifiant ou mot de passe. En raison de notre protocole de protection de la vie privée, nous n’avons aucun procédé en place pour les récupérer. Si vous avez pris le numéro de cas en note, vous pouvez refaire un signalement et le mentionner.

Comment puis-je protéger mon identité lorsque je joins des documents à mon signalement?

Avant de joindre un document, vérifiez s’il contient vos renseignements personnels ou de l’information cachée, et à vous de juger s’il convient de l’ajouter à votre signalement. À vous d’enlever des renseignements à partir des fonctions du type de fichier avant de le joindre.

Pour enlever des renseignements personnels d’un fichier :

  1. À partir du menu « Outils », cliquez sur « Options » et ensuite sur l’onglet « Sécurité ».
  2. Cochez la case « Supprimer les renseignements personnels des propriétés du fichier lors de l’enregistrement. »
  3. Enregistrez le document.

Que dois-je faire pour signaler un manquement à l’éthique?

C’est facile. Si vous utilisez notre système en ligne, il suffit de remplir les champs qui apparaîtront à l’écran. Si vous le faites par téléphone, suivez les instructions de notre agent et donnez le plus de détails possible, sans révéler votre identité (sauf si vous le souhaitez). Vous pouvez aussi vous envoyer votre signalement par courriel à l’adresse que nous avons créée pour votre organisme, ou encore nous envoyer une lettre :

WhistleBlower Security
C. P. 91880
Vancouver Ouest (Colombie-Britannique) Canada
V7V 4S4

Qu’est-ce qui me dit que mon signalement a bien été reçu?

Afin de vérifier l’état de votre signalement, vous pouvez vous connecter au système en utilisant le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis après l’envoi de votre signalement. Vous pouvez aussi téléphoner à la ligne de signalement; notez que vous devrez donner votre nom d’utilisateur et mot de passe. Une fois dans le système, vous y trouverez le centre de messagerie; c’est là que vous verrez si quelqu’un de votre organisme a répondu à votre signalement. Vous pouvez aussi envoyer un message à votre organisme.

Que dois-je faire pour accéder au système de signalement et de gestion de cas <em>IntegrityCounts</em>?

Voici les différentes façons :

  • En ligne : www.integritycounts.ca et suivez les instructions.
  • Par tĂ©lĂ©phone : la ligne de signalement est sans frais.
  • Par courriel : nous avons crĂ©Ă© une adresse spĂ©cialement Ă  cet effet pour votre organisme.
  • Par tĂ©lĂ©copieur : 604-926-5668.
  • Par la poste :
    WhistleBlower Security
    C. P. 91880
    Vancouver Ouest (Colombie-Britannique) V7V 4S4
    Canada

Puis-je utiliser mon ordinateur personnel?

“Oui. Il suffit d’avoir un navigateur moderne avec une connexion Internet et JavaScript activĂ©. Le système est compatible avec les ordinateurs et avec les tĂ©lĂ©phones et tablettes Android et iOS. Aucun module d’extension particulier n’est requis.

Voici quelques-uns des navigateurs compatibles :

  • Internet Explorer 11
  • Google Chrome
  • Microsoft Edge
  • Firefox
  • Safari
  • Opera

Puis-je envoyer mon signalement par la poste?

Oui, à l’adresse suivante :

WhistleBlower Security
C. P. 91088
Vancouver Ouest (Colombie-Britannique) Canada V7V 4S4

Nous numĂ©riserons et soumettrons votre signalement dans notre système en ligne, après quoi l’organisme le recevra immĂ©diatement. N’oubliez surtout pas de clairement identifier l’organisme en question.”

D’autres personnes ont-elles accès à mes signalements?

Non. Tous les authentifiants et mots de passe sont uniques. À moins de les avoir donnés à une autre personne, les seules personnes qui pourront voir votre signalement seront les examinateurs autorisés par votre organisme.

Comment mon identité est-elle protégée?

Nous, WhistleBlower Security Inc., nous occupons du système IntegrityCounts, et nous ne faisons pas partie de l’organisme. Nous ne suivons pas les adresses IP et nous n’activons pas les services d’identification de l’appelant. Nous utilisons les technologies de cryptage et de sécurité les plus récentes, y compris des pare-feu, pour garantir la sécurité de notre système. Faites attention aux renseignements que vous inscrivez dans votre signalement; si vous souhaitez garder l’anonymat, évitez de donner des renseignements personnels ou pouvant autrement servir à vous identifier.

L’organisme peut-il retracer mon signalement si je le fais à partir de mon ordinateur de travail?

Techniquement, oui. Cela dit, l’organisme a recours à nos services avec l’intention de mettre en place un système confidentiel et qui protège l’anonymat de ses employés.

Quel logiciel de cryptage utilisez-vous pour assurer ma sécurité?

Nous utilisons la dernière version de la technologie de cryptage pour protéger votre identité et notre site Web est doté d’un pare-feu et d’autres dispositifs de sécurité pour protéger votre signalement.

Toutes les transmissions de donnĂ©es ou de renseignements sont cryptĂ©es. Les donnĂ©es sont stockĂ©es dans une base de donnĂ©es centrale et ne sont accessibles que par un portail Web utilisant le cryptage TLS 1.2 (Transport Layer Security). Par ailleurs, certains documents sont transfĂ©rĂ©s Ă  partir d’un service de partage de fichiers sĂ©curisĂ© qui utilise Ă©galement le cryptage SSL.”

Votre système est-il relié à l’ordinateur ou au serveur de l’organisme?

Non. Notre système de signalement, IntegrityCounts n’est aucunement relié au système informatique de l’organisme. IntegrityCounts est un système indépendant de votre organisme et hébergé sur des serveurs différents et inaccessibles par des tiers.

Quels sont les avantages pour notre organisme d’externaliser la gestion de notre gouvernance et notre conformité?

Nombreux sont les avantages à avoir recours à un fournisseur pour gérer la gouvernance et la conformité de vos activités commerciales. Il veillera à ce que tous les signalements concernant votre organisme restent anonymes et confidentiels. Les employés seront assurés que leur identité sera entièrement protégée. Notre système nous est exclusif et est le fruit d’années de recherche et de signalements. Nous comprenons les besoins de nos clients et de leurs employés et nous nous engageons pleinement à garantir la confidentialité de tous.

Comment un système de signalement peut-il aider notre organisme à se conformer à la législation et à la réglementation sur les valeurs mobilières (le projet de loi 198, la loi Sarbanes-Oxley)?

Le projet de loi 198 (l’instrument multilatéral 52-110) au Canada et la section 301.4 de la loi Sarbanes-Oxley exigent que toutes les sociétés cotées en bourse d’« établir des procédures pour la réception, la conservation et le traitement des plaintes reçues concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes ou les questions d’audit; et pour traiter la soumission confidentielle et anonyme par les employés de la société de doutes sur l’intégrité de certaines activités de comptabilité ou d’audit ». Notre système de signalement IntegrityCounts fournit non seulement un moyen de signalement confidentiel et anonyme pour les employés, mais il constitue aussi une source précieuse d’informations concernant le code de conduite et d’éthique de l’organisme et le rôle et les responsabilités de l’employé.

Nos employés peuvent-ils utiliser les services du centre d’appel s’ils se trouvent en dehors de l’Amérique du Nord?

Oui, nous pouvons offrir des services de centre d’appel à l’extérieur de l’Amérique du Nord. Notre ligne de signalement est offerte en 150 langues en plus de l’anglais, du français et de l’espagnol, grâce à notre partenaire en services d’interprétation.

Les employés peuvent-ils utiliser la ligne de signalement à tout moment?

Oui. Elle est ouverte 24/7/365.

Dans quelles langues peut-on parler Ă  vos agents?

Nos spécialistes peuvent vous répondre en anglais, en français et en espagnol. De plus, grâce à notre partenaire en services d’interprétation, vous avez le choix entre 150 langues.

Dans quelle langue peut-on remplir le formulaire de signalement en ligne?

Il est possible de le remplir en 25 langues, et nous ajoutons d’autres langues chaque année. Pour l’instant, le formulaire est offert dans les langues suivantes :

Arabe Tchèque Allemand Anglais Espagnol
Français Hindi Hongrois Indonésien Italien
Japonais Coréen Malais Néerlandais Polonais
Portugais Roumain Russe Swahili ThaĂŻ
Vietnamien Chinois simplifié Chinois traditionnel Tagalog Turc

Des questions?

Si vous avez des questions sur la mise en œuvre d’une ligne de signalement des manquements à l’éthique et une solution de gestion de cas, n’hésitez surtout pas à communiquer avec nous.

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